edukado
Zakon o arhivskom gradivu i arhivima propisuje obvezu tijela javne vlasti da uspostave jasna pravila i postupke za nastajanje i upravljanje izvornim javnim dokumentarnim gradivom u digitalnom obliku.
-
Digitalizacija arhivskog gradiva važan je dio suvremenog upravljanja dokumentima jer omogućuje lakšu dostupnost, dugoročnu zaštitu i učinkovitije pretraživanje podataka.
-
Pravilnik o upravljanju dokumentarnim gradivom izvan arhiva detaljno uređuje uvjete stvaranja, čuvanja, obrade, vrednovanja i izlučivanja dokumentarnog gradiva, kao i postupke pretvorbe gradiva iz fizičkog u digitalni oblik.
-
Pravilnik također definira obveze stvaratelja i posjednika gradiva u vezi s organizacijom pismohrane i stručnom osposobljenošću djelatnika koji rade s dokumentacijom.
-
Tijela javne vlasti moraju osigurati autentičnost, cjelovitost, vjerodostojnost i dugoročnu čitljivost digitalnog arhivskog gradiva.
-
Posebna pažnja posvećuje se zaštiti dokumentacije od gubitka, neovlaštenog pristupa i tehnološke zastarjelosti digitalnih sustava.
-
Stvaratelji i posjednici gradiva obvezni su nadležnom arhivu jednom godišnje dostaviti Popis cjelokupnog dokumentarnog gradiva sa stanjem na zadnji dan prethodne godine.
-
Popis gradiva uključuje sve izmjene, dopune i evidenciju gradiva koje nastaje ili se čuva kod pojedinog stvaratelja.
-
Nadležni arhiv može odobriti dulji rok za dostavu podataka ako za to postoje opravdani razlozi i ako je osigurano uredno vođenje evidencije.
-
Uvođenje digitalnog upravljanja dokumentima doprinosi modernizaciji javne uprave, transparentnosti rada institucija i učinkovitijem očuvanju kulturne i administrativne baštine.
Predavač: Tadija Kristić završio Pravni fakultet u Zagrebu, stručnjak s više od 15 godina iskustva u području javne nabave, GDPR-a te digitalne sigurnosti. Trenutačno pohađa postdiplomski studij iz Javnog prava i uprave. Zaposlen u državnoj agenciji. Posjeduje certifikate iz zaštite osobnih podataka (CIPP/E) i digitalne sigurnosti (ISO 27001:2002 Lead Auditor).